Čuvanje poslovne dokumentacije, koliko godina i u kom obliku?

Rokovi čuvanja zavise od vrste dokumentacije i propisani su. Okvirno. Godišnji finansijski izveštaji čuvaju se trajno. Dnevnik i glavna knjiga čuvaju se duži niz godina (po pravilu najmanje deset godina). Ostala knjigovodstvena dokumentacija (računi, izvodi, pomoćne evidencije) čuva se kraće, ali i dalje više godina (uobičajeno najmanje pet godina). Dokumentacija bitna za poreze (PDV, poreske prijave) treba da bude dostupna najmanje do isteka roka zastarelosti prava na utvrđivanje poreza, što se meri godinama. Proveri aktuelne rokove u Zakonu o računovodstvu i poreskim propisima, jer se detalji koriguju. O obliku. Dokumentacija se sve više može čuvati i elektronski (skenirano, u digitalnom obliku), pod uslovom da je verodostojna, čitljiva, zaštićena od izmena i dostupna tokom celog roka čuvanja. To znači da u principu možeš da digitalizuješ, ali oprezno, e-fakture i dokumenti izvorno u elektronskom obliku imaju svoja pravila, a kod nekih dokumenata original i dalje ima značaj. Pre nego što baciš papir, dogovori sa knjigovođom šta sme samo digitalno, a šta zadržavaš u originalu.